Skolar Privacy Policy
This pilot-ready policy describes Skolar's current data practices for the Skolar mobile app and related school operations. It is provided for app-store readiness and should be reviewed by legal counsel before production launch.
1. Who We Are
Skolar provides school operations software for attendance, pickup, family communication, and related parent-school workflows. For privacy questions, contact support@skolarapps.com.
2. Information We Collect
Depending on your role and school configuration, Skolar may collect:
- Account information, including name, email address, phone number, role, and school.
- Student and family relationship information, including child name, classroom, grade, guardian links, and authorized pickup persons.
- Attendance and pickup events, including arrival, departure, pickup request status, QR or visual verification events, timestamps, door/campus, and staff actions.
- Device and app information needed for security, diagnostics, and support.
- Camera access when you scan or present pickup QR codes.
- Face ID or device biometric unlock only when enabled on your device to protect your local session. Skolar does not receive your biometric template.
- Location-related pickup signals when enabled by the school or parent workflow, used to support arrival and dismissal operations.
- Profile photos if a school or family chooses to upload them.
3. How We Use Information
- Authenticate users and keep accounts secure.
- Show parents their children, attendance, pickup, calendar, and school messages.
- Help school staff manage arrival, attendance, dismissal, and authorized pickup.
- Send transactional and operational notifications.
- Debug, secure, and improve the service.
- Comply with legal, safety, audit, and school operational obligations.
4. Service Providers
Skolar uses service providers only to operate the product. Current providers include Clerk for authentication, Sentry for diagnostics and error reporting, PostHog (hosted in the United States) for usage analytics of the mobile app and of the school staff web console — a short, fixed list of interaction events (for example, "arrival confirmed" or "screen viewed") tied only to an internal account or staff identifier, never to a child's name or identity — Resend for transactional email, Expo/EAS for mobile build and update delivery, and cloud hosting/database providers for application infrastructure.
5. Sharing
Skolar does not sell student or family personal information. We share data with the school tied to your account, authorized staff, and service providers that process data for Skolar. We may disclose information when required for safety, legal compliance, fraud prevention, or to protect the service.
6. Children and Parental Rights
Skolar is used by schools and families to support school operations. Parents or legal guardians may request access, correction, deletion, or restriction of their child's information by contacting the school or Skolar support. Some records may need to be retained for school operations, safety, audit, or legal reasons.
7. Retention and Deletion
Skolar keeps personal information only as long as needed for the purposes described in this policy, school instructions, legal obligations, safety, audit, and dispute resolution. Account deletion requests can be sent to support@skolarapps.com. When an account is deleted, associated user data is deleted or de-identified unless retention is required for legitimate operational or legal reasons.
8. Security
Skolar uses administrative, technical, and physical safeguards designed to protect personal information from unauthorized access, loss, misuse, or alteration. No system can guarantee absolute security.
9. International Processing
Skolar and its service providers may process information in Mexico, the United States, or other locations where service providers operate, subject to appropriate safeguards and service-provider commitments.
10. Changes
We may update this policy as the product, legal requirements, or service providers change. The updated policy will be posted at this same URL with a new effective date.
Aviso de Privacidad de Skolar
Este aviso describe las prácticas actuales de Skolar para la app móvil y operaciones escolares relacionadas. Es un borrador de preparación para piloto y debe revisarse con asesoría legal antes del lanzamiento productivo.
1. Responsable y Contacto
Skolar provee software para asistencia, recogida, comunicación familiar y operaciones escuela-familia. Para dudas de privacidad, escriba a soporte@skolarapps.com.
2. Datos Personales Tratados
Según el rol y la configuración de la escuela, Skolar puede tratar:
- Datos de cuenta: nombre, correo electrónico, teléfono, rol y escuela.
- Datos de estudiantes y relación familiar: nombre del menor, salón, grado, tutores y personas autorizadas para recoger.
- Eventos de asistencia y recogida: llegada, salida, estado de solicitud, verificación QR o visual, horarios, puerta/campus y acciones del personal.
- Datos de dispositivo y app necesarios para seguridad, diagnóstico y soporte.
- Uso de cámara para escanear o presentar códigos QR de recogida.
- Face ID o biometría del dispositivo solo para proteger la sesión local; Skolar no recibe la plantilla biométrica.
- Señales de ubicación relacionadas con llegada o salida cuando el flujo de la escuela o familia lo habilita.
- Fotografías de perfil cuando la escuela o familia decide cargarlas.
3. Finalidades
- Autenticar usuarios y proteger cuentas.
- Mostrar a madres, padres o tutores información de hijos, asistencia, recogida, calendario y avisos escolares.
- Ayudar al personal escolar a gestionar llegada, asistencia, salida y recogida autorizada.
- Enviar notificaciones transaccionales u operativas.
- Diagnosticar, asegurar y mejorar el servicio.
- Cumplir obligaciones legales, de seguridad, auditoría y operación escolar.
4. Encargados y Proveedores
Skolar usa proveedores para operar el producto, incluidos Clerk para autenticación, Sentry para diagnóstico y errores, PostHog (alojado en Estados Unidos) para analíticas de uso de la app móvil y de la consola web del personal escolar — una lista corta y fija de eventos de interacción (por ejemplo, «llegada confirmada» o «pantalla vista») ligados únicamente a un identificador interno de cuenta o de personal, nunca al nombre ni a la identidad de un menor — Resend para correo transaccional, Expo/EAS para builds y actualizaciones móviles, y proveedores de nube/base de datos para infraestructura.
5. Transferencias y Divulgación
Skolar no vende datos personales de estudiantes o familias. La información se comparte con la escuela vinculada a la cuenta, personal autorizado y proveedores que procesan datos para Skolar. También puede divulgarse cuando sea necesario por seguridad, cumplimiento legal, prevención de fraude o protección del servicio.
6. Derechos de Menores, Madres, Padres y Tutores
Madres, padres o tutores pueden solicitar acceso, rectificación, cancelación, oposición, eliminación o limitación del uso de datos personales contactando a la escuela o a Skolar. Algunos registros pueden conservarse por operación escolar, seguridad, auditoría u obligaciones legales.
7. Conservación y Eliminación
Skolar conserva datos personales solo durante el tiempo necesario para las finalidades descritas, instrucciones de la escuela, obligaciones legales, seguridad, auditoría y resolución de disputas. Las solicitudes de eliminación de cuenta pueden enviarse a soporte@skolarapps.com.
8. Seguridad
Skolar mantiene medidas administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, uso indebido o alteración. Ningún sistema puede garantizar seguridad absoluta.
9. Cambios al Aviso
Skolar puede actualizar este aviso cuando cambien el producto, requisitos legales o proveedores. La versión actualizada se publicará en esta misma URL con nueva fecha de entrada en vigor.